Control

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DEFINICIÓN[editar | editar código]

El control es una etapa primordial en la administración, ya que aunque una empresa cuente con magníficos planes, una estructura organizacional adecuada y una dirección eficiente, el ejecutivo no podrá verificar cuál es la situación real de la organización y no existe un mecanismo que se cerciore e informe si los hechos van de acuerdo con los objetivos.

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FUNDAMENTOS QUE COMPRENDE EL CONTROL[editar | editar código]

Los factores que comprende el control son 4:


Cantidad Tiempo Costo Calidad


CANTIDAD[editar | editar código]

Este factor es considerado para actividades en las que el número es importante.

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TIEMPO[editar | editar código]

Este factor es importante ya que a traves de el se controlan las fechas planeadas.


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COSTO[editar | editar código]

Este factor se usa como un indicador de la eficiencia del trabajo ya que se determinan los costos de las actividades.

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CALIDAD[editar | editar código]

Este factor se usa para evaluar las especificaciones que debe reunir el producto o las funciones de la empresa.

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ADMINISTRACIÓN DE PRODUCTOS[editar | editar código]

Una de las maniobras estratégicas que debe realizar las empresas es administrar su cartera de productos. Y la herramienta que propone el modelo es la conocida matriz “crecimiento-participación”

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Productos: Incógnitas: son aquellos productos nuevos que pueden tomar cualquier dirección y requieren fuertes niveles de inversión, fondos abastecidos por los otros productos. Aquí es muy importante analizar el camino que puede tomar el mercado, para decidir sobre ellas. Estrella: son aquellos que pasaron con éxito la etapa de incógnita y consiguieren una buena participación en un mercado de expansión.Gozan de buena rentabilidad y autoabastecimiento. Vaca lechera: es la ubicación privilegiada, goza de elevada rentabilidad y libera fondos a la empresa. Perros: son productos con utilidad muy pobre, y requieren atención o recursos generalmente por arriba de lo que producen. Pero no siempre son perros rabiosos, en determinadas oportunidades constituyen perros que pueden defender los flacos débiles y ocupar espacio en el territorio de modo que los atacantes se mantengan a distancia

La principal utilidad de esta herramienta es que permite ver a la dirección en qué situación está su cartera de productos, y lo que es más importante aún, le permite proyectar una matriz deseada y desarrollar un plan de acción hacia ella.

Plan de acción que contemple:

Crear: crear nuevos productos incógnitas, con potencial de estrellas futuras. Mantener: preservar las fuentes de rentabilidad actuales, como los productos vacas lecheras. Reducir: obtener rentabilidad o fondos a corto plazo de los productos pocos atractivos (incógnitas con dudoso potencial, vacas débiles o perros sinérgicos) a fin de financiar las atractivas. Despejar: venta o liquidación de productos no rentables como los perros, o productos incógnitas que requiere inversiones no dispuestas (o posibles) de asumir por la empresa


ADMINISTRACIÓN DE OPERACIONES[editar | editar código]


Es la actividad mediante la cual los recursos, fluyendo dentro de un sistema definido, son combinados y transformados en una forma controlada para agregarles valor en concordancia con los objetivos del a organización. Básicamente tiene que ver con la producción de bienes y Servicios.

Entre las responsabilidades de la Administración de Operaciones figura conseguir todos los insumos necesarios y trazar un plan de producción que utilice efectivamente los materiales, la capacidad y los conocimientos disponibles en las instalaciones de la empresa productora. Dada una demanda en el sistema, el trabajo es programado y controlado para producir los bienes y servicios requeridos. Mientras tanto se debe ejercer control sobre los inventarios, la calidad y los costos. Por tanto, las instalaciones deben mantenerse así mismas.

Los objetivos: > Maximización de utilidades. > Proveer el mejor servicio posible > La subsistencia.

La definición de Administración de operaciones contiene los conceptos clave de: > Recursos. > Sistemas. > Transformación y actividades de valor agregado


CONTROL DE PÉRDIDAS Y GANANCIAS[editar | editar código]

Para tener control de las pérdidas y ganancias se genera la cuenta de pérdidas y ganancias previsional,la cual es un documento el cual tiene como función anticipar el resultado por trimestre o por mes, como resultado de la diferencia entre ingresos y gastos presupuestados. Para poder elaborarlo se requieren de conocimientos previos de diversas áreas como lo son ventas, producción y compras.

Sus funciones son:

Determinar la rentabilidad del capital que ha sido invertido

Fundamentar presupuesto

Tener un control sobre la rentabilidad del capital invertido



CONTROL DIRECTO Y EFECTIVO EN LA PRODUCCIÓN[editar | editar código]

Un sistema de control efectivo mejora el desempeño del trabajo y la productividad debido a que orienta a los trabajadores para que corrijan un problema. Las siguientes características determinan la utilidad y el desempeño del sistema de control:

1. Los controles tienen que ser aceptados

2. Las medidas de control deben ser adecuadas y sensatas 3. Una medida de control efectivo ofrece información para diagnóstico

4. Los controles efectivos permiten la retroinformación y el control de uno mismo

5. Los sistemas de control efectivo ofrecen la información oportunamente

6. Las medidas de control son más efectivos cuando los empleados tienen control de los resultados que se han medido.

7. Las medidas de control efectivas no se contradicen entre si

8. Los controles efectivos permiten variaciones de la norma

9. Los controles efectivos tienen costos eficientes

10. El sistema de medida de un equipo interfuncional deben facultar al equipo en lugar de hacer que la alta dirección acapare el poder.


PROCESO DE CONTROL[editar | editar código]

El proceso de control consiste en tres etapas: la medición del rendimiento real, la comparación de éste con una norma y toma de medidas administrativas para corregir desviaciones o normas inadecuadas. El proceso de control asume que ya existen normas de desempeño. Estas normas son las metas específicas establecidas durante el proceso de planeación y frente a las cuales se mide el progreso del desempeño. Como ya se mencionó la primera etapa del control es la medición y para medir se usan con frecuencia cuatro fuentes de información que son la observación personal, los informes estadísticos, los informes orales y los informes escritos. Lo que se mide es probablemente más importante para el proceso de control que el cómo medimos. Ya que algunos criterios erróneos pueden ocasionar consecuencias graves. La segunda etapa es la de comparación donde se determiona el grado de variación entre el desempeño real y el estándar. Aunque es posible esperar cierta variación en el desempeño en todas las actividades, es fundamental determinar el margen de variación aceptable. Y por último la tercera y última etapa es la de las medidas administrativas donde los gerentes pueden elegir entre tres cursos de acción posibles: no hacer nada, corregir el desempeño real o revisar los estándares. Todo dependiendo de qué situación se esté presentando.

==FACTORES QUE AFECTAN EL CONTROL==

Existen cuatro factores que deben ser considerados al aplicar el proceso de control:

Cantidad Tiempo. Costo Los tres primeros son de carácter cuantitativo y el ultimo, como su nombre lo indica, es eminenetemente cualitativo. El factor cantidad se aplica en actividades en las que el volumen es importante; a traves del factor tiempo se controlan las fechas programadas; el costo es utilizado como un indicador de la eficiencia administrativa, ya que por medio de el se determinan las erogaciones de ciertas actividades. Por ultimo la calidad se refiere a las especificaciones que debe reunir un determinado producto o ciertas funciones de la empresa. Es importante indicar que existen funciones en las que no es necesario aplicar los cuatro factores, ya que esto depende del área controlada, verbigracia, el control de inventarios utilizara los dos factores siguientes: cantidad, en cuanto a las existencias de los artículos o de la materia prima que debe tener almacenada, y el tiempo, en cuanto a la fecha necesaria para reponer el material.

Control por áreas funcionales

Una de las grandes ventajas de los sistemas de control es que permiten, en los diferentes niveles y áreas administrativas de la empresa, evaluar alas ejecuciones, tanto a nivel genérico como especifico, a fin de determinar la acción correctiva necesaria. El control se aplica a las cuatro áreas básicas de la empresa y a cada una de las subfunciones.

Control de producción La función del control de producción en esta área busca el incremento de la eficiencia, la reducción de costos y la uniformidad y mejora de la calidad del producto. Para lograr esto, se aplican técnicas tales como estudios de tiempos y movimientos, inspecciones, programación lineal y dinámica, análisis estadísticos y gráficas. El control en esta área comprende de cuatro funciones:

Control de calidad El Control de la Calidad se posesiona como una estrategia para asegurar el mejoramiento continuo de la calidad. Programa para asegurar la continua satisfacción de los clientes externos e internos mediante el desarrollo permanente de la calidad del producto y sus servicios. Concepto que involucra la orientación de la organización a la calidad manifestada en la calidad de sus productos, servicios, desarrollo de su personal y contribución al bienestar general. La definición de una estrategia asegura que la organización está haciendo las cosas que debe hacer para lograr sus objetivos. La definición de su sistema determinar si está haciendo estas cosas correctamente. La calidad de los procesos se mide por el grado de adecuación de estos a lograr la satisfacción de sus clientes (internos o externos). Esto implica la definición de requerimientos del cliente o consumidor, los m‚todos de medición y estándares contra que comparar la calidad.

Control de inventarios. Su objetivo primordial es determinar el nivel mas económico de inventarios en cuanto a materiales, productos en proceso y productos terminados. Un buen control de inventarios permite:

Calidad Disponer de cantidades adecuadas de materiales y/o productos para hacer frente a las necesidades de la empresa. Evitar perdidas considerables en las ventas. Evitar perdidas innecesarias por deterioro u obsolencia, o por exceso de material almacenado. Reducir al mínimo las interrupciones de la producción. Por lo consiguiente, el control de inventarios se encarga de regular en forma optima las existencias en los almacenes, tanto refacciones, herramientas y materias primas, como productos terminados. En síntesis, la organización de contar con un inventario suficiente para satisfacer sus necesidades. La escasez o retraso de un producto por falta de material, puede ser causa de la perdida de un cliente, lo que se traduce en perdidas financieras.

Clases de inventarios.

Reducir los costos en;: materiales ociosos, mantenimiento de inventarios, retrasos en la producción, derechos de almacenaje, depreciación. Materias primas. Son aquellas que no han sufrido ningún cambio previo al proceso de producción y son utilizadas directamente en el mismo. Materiales de proceso. Se utilizan en la elaboración del producto y su aspecto ha cambiado por resultado del proceso. Productos terminados. Son lo productos terminados que están listos para su almacenamiento. Partes de la maquinaria y/o herramientas. No forman parte del producto, pero son piezas fundamentales para el buen funcionamiento de las maquinas. Para el control de inventarios se usan: desde métodos muy sencillos como tarjetas perforadas, niveles de pedido y de reposición, kardex de entrada y salida; hasta técnicas mas complejas como la investigación de operaciones.

Control de la producción El objetivo fundamental de este control es programar, coordinar e implementar todas las medidas tendientes a lograr un optimo rendimiento en las unidades producidas, e indicar el modo, tiempo y lugar mas idóneos para lograr las metas de producción, cumpliendo así con todas las necesidades del departamento de ventas.

Disminución de tiempos ociosos Reducción de costos. Evita demoras en la producción. Permite cumplir, al departamento de ventas, sus compromisos con los clientes. Incrementa la productividad. Control de compras Relacionada fuertemente con el control de inventarios, esta funcion verifica el cumplimiento de actividades tales como:

Selección adecuada de los proveedores. Evaluación de la cantidad y la calidad especificadas por el departamento solicitante. Control de pedidos desde el momento de su requisición hasta la llegada del material. Determinación del punto de pedido y de orden Comprobación de precios Este tipo de control promueve la eficiencia, al evitar:

Compras innecesarias, excesivas y caras. Adquirir materiales de baja calidad. Control de mercadotecnia Se refiere a la evaluación de la eficacia de las funciones a través de las cuales se hace llegar el producto al consumidor; es de vital importancia para el control de la empresa en general, y para la elaboración de estrategias y planes de mercadotecnia. La evaluación en toda esta área proporciona fundamentos para:

Retrasos en los programas de producción y otras áreas. Toma de decisiones de la organización en general, al ofrecer información acerca del desenvolvimiento de la empresa en el mercado. Desarrollo de planes a corto y mediano plazo. Evaluación de la efectividad de los vendedores. Sirve también para controlar otras funciones que están relacionadas con el área de mercadotecnia tales como: Planes de producción. Inventarios. Compras. Investigación y desarrollo. Trafico. Innovaciones en planta y equipo. Finanzas: expansiones, funciones, etc. Determinación de las necesidades de efectivo. Necesidades de planta y de recursos humanos. Control de ventas Los pronósticos y presupuestos de ventas son esenciales para el establecimiento de este control, ya que permiten fijar normas de realización sin las cuales seria imposible evaluar las ventas y fijar las cuotas que se deben cubrir. La función de este sistema sirve para medir la actuación de la fuerza de ventas en relación con las ventas pronosticadas, de tal forma que sea posible detectar las variaciones significativas, y adoptar las medidas correctivas adecuadas, tales como mejorar el servicio al cliente en cuanto a rapidez de entrega del producto, mejorar las facilidades de crédito, aumentar el numero de visitas, reforzar al vendedor a través de campañas publicitarias, revisar periódicamente las visitas de lso vendedores, revisar las cuotas de los mismos, aumentar sus áreas de acción y ampliar su perspectiva.

Control de finanzas Proporciona información acerca de la situación financiera de la empresa y del rendimiento en términos monetarios de los recursos, departamentos y actividades que la integran. Establece lineamientos para evitar perdidas y costos innecesarios, y para canalizar adecuadamente los fondos monetarios de la organización, auxiliando de esta manera ala gerencia en la toma de decisiones para establecer medidas correctivas y optimizar el manejo de sus recursos financieros.

Control presupuestal Un sistema de control presupuestal debe:

Incluir las principales áreas de la empresa: ventas, producción, inventarios, compras, etc. Coordinar las partes como un todo y armonizar entre si los distintos presupuestos. Detectar las causas que hayan originado variaciones y tomar las medidas necesarias para evitar que se repitan. Servir de guía en la planeación de las operaciones financieras futuras. Ser un medio que ayude al dirigente a detectar las áreas de dificultad. Por medio de datos reales y concretos, facilitar la toma de decisiones correspondientes. Estar acorde al tiempo establecido en el plan, así como adaptarse al mismo. Contribuir a lograr las metas de la organización. Control contable Ninguna empresa, por pequeña que sea, puede operar con éxito si no cuenta con información verídica, oportuna y fidedigna acerca de la situación del negocio y de los resultados obtenidos en un determinado periodo. Los informes contables se basan en la recopilación eficiente de los datos financieros provenientes de la operación de una empresa.

El control contable debe:

Proporcionar información veraz y oportuna. Ser un instrumento que ayude a detectar las áreas de dificultad. Orientar a la gerencia para determinar guías de acción, tomar decisiones y controlar las operaciones. Establecer las responsabilidades de los que intervienen en las operaciones. Detectar causas y orígenes, y no limitarse al registro de operaciones. Costos. Su objetivo, que es aparte de primordial es determinar el costo real de un producto con base en el calculo y análisis detallado de cada uno de lso elementos que intervienen en su fabricación. A través de esta información es posible no solo establecer el precio mas adecuado del producto, sino contar con datos acerca de áreas que requieren atención en cuanto a perdidas, mermas, productos incontables, etc.

Auditoria. La auditoria contable tiene como función primordial dictaminar si la información financiera presenta fidedignamente la situación de la empresa y si sus resultados son auténticos. Esta evaluación se realiza con base en la revisión y examen detallado de todos los registros contables de la negociación con el fin de verificar:

La autenticidad de los hechos y fenómenos que presentan los estados financieros. Que los métodos utilizados estén de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados, y que su aplicación sea consistente. Control de recursos humanos. Su función es la evaluación de la efectividad en la implantación y ejecución de todos y cada uno de los programas de personal, y del cumplimiento de los objetivos de este departamento; se lleva a cabo básicamente a través de la auditoria de recursos humanos.

Auditoria de recursos humanos. Es la evaluación sistemática y analítica de todas las funciones operativas del personal, con el fin de corregir deficiencias. La recolección de estos datos se efectúa con base en el análisis y la interpretación de la información estadística de cada una, todas o algunas de las áreas que se mencionan en los siguientes incisos; mediante la utilización de cuestionarios, entrevistas y gráficas.

Evaluación de la actuación. Como su nombre lo indica, mide la efectividad de los miembros de la organización, con base ene estándares de actuación que evalúen resultados teniendo en cuenta factores tales como: rotación, ausentismo, perdidas por desperdicio, quejas de consumidores, reclamaciones de clientes, coeficientes de mano de obra, quejas de los subordinados, compañeros y supervisores, informes de cumplimiento de objetivos y otras mas.

Evaluación de reclutamiento y de selección. Evalúa la efectividad de los programas y procedimientos relativos a esta área mediante el análisis a los objetivos de aspectos como:

Efectividad en el procedimiento de selección, eficiencia del personal y su integración a los objetivos de la empresa. Retiros y despidos) las causas que los provocan). Evaluación de capacitación y desarrollo. Es una de las áreas cuya evaluación es mas difícil, pero, también, mas necesaria. Dicha evaluación puede efectuarse mediante el estudio de ciertos índices:

Productividad. Estudios de productividad antes y después del entrenamiento. Desarrollo de personal. Carrera de ascensos y contribución del elemento humano en aspectos de creatividad y productividad, en relación con los recursos de capacitación. Evaluación de la motivación. Es uno de los aspectos menos evaluables por su intangibilidad, ya que su objetivo es medir la moral del personal; se realiza a través:

Encuestas de actitud. Estudios de ausentismo, retardos y rotación. Frecuencia de conflictos. Buzón de quejas y sugerencias. Productividad. Evaluación de sueldos y salarios. Responde ala pregunta ¿ son los salarios de la empresa equitativos y justos? Alguna de las medidas mas usualmente utilizadas para efectuar este tipo de control son:

Estudios de salarios de la empresa en relación con encuestas regionales de salarios en empresas similares. Estudios de incentivos promedio en relación con la productividad. Conflictos salariales. Presupuestos de salarios. Evaluación de puestos. Evaluación sobre higiene y seguridad, y servicios y prestaciones. La medida de efectividad de estos programas se obtiene a través de análisis de registros y estadísticas relativos a:

Indices de accidentes Participación del personal en los programas de servicios y prestaciones. Análisis de ausentismo. Sugerencias y quejas. Estudios de fatiga. Es importante mencionar que el control de recursos humanos se refiere a todos los miembros de la organización, sin importar a cual departamento pertenezcan, y que los controles y técnicas varían de acuerdo con el tamaño y las necesidades de cada empresa.

Técnicas de control.

Son las herramientas de las que se auxilia el administrador para llevar a cabo el proceso de control. Sistemas de información Los sistemas de información comprenden todos aquellos medios a través de los cuales el administrador se allega de los datos e informes relativos al funcionamiento de todas y cada una de las actividades de la organización. Los sistemas de información que puede utilizar una empresa son múltiples y variables y deben establecerse de acuerdo con las particularidades de cada empresa. Los sistemas de información comprenden técnicas tales como: contabilidad, auditoria, presupuestos, sistemas computarizados, sistemas mecanizados, archivos, formas y reportes e informes. Lo verdaderamente importante al establecer un sistema de información es aplicar los principios de excepción, de costeabilidad, de oportunidad y el del objetivo, a fin de que realmente reditúe beneficios su utilización.

Reportes e informes Existen múltiples tipos de reportes e informes; básicamente pueden clasificarse en:

Informes de control que se utilizan para el control directo de las operaciones. En términos generales, al diseñar, elaborar y presentar un informe, es conveniente tomar en cuenta las siguientes consideraciones:

Unidad del tema. Cada informe debe referirse a un solo tema a fin de evitar confusiones. Concentración sobre las excepciones. Debe revelar los indicadores importantes, puntos débiles y fuertes mas que situaciones comunes. Informes de operaciones: Informes de control: usados para el control directo de las operaciones. Informes de control corrientes. Para señalar las desviaciones de la realización planeada según ocurra, de manera que pueda actuarse con prontitud para detener las perdidas: Resumen de informes de control. Para resumir las desviaciones de la realización planeada durante un periodo (usualmente un mes), como una comprobación de los informes de control corriente y como una indicación de la efectividad global de la realización de ejecutivos responsables. Reportes de información. Utilizados para la planeación y determinación de normas. Informes de tendencias. Basados en comparaciones verticales de los resultados de la misma actividad o grupo de actividades durante un periodo de meses o años. Informes analíticos. Basados en comparaciones horizontales o de sección transversal de los resultados durante un periodo dado de actividades diferentes o de actividades similares, o en comparaciones de los resultados reales con alguna norma formal o informal, estándar u objetiva. Informes sobre la apreciación de renglones: Informes de actividad individual. Coincidiendo el renglón y la responsabilidad. Informes de actividad conjunta. Renglones bajo responsabilidad conjunta. Informes estáticos. Limitados a un análisis de la fortaleza financiera y de la estructura con la fecha dada. Informes de control financiero. Miden la condición financiera real contra la condición planeada (presupuestada). Mediciones del afectividad del uso de fondos. Basados en la relación entre inversiones y distintas clases de activo y el uso que se haga de ellos. Informes de cambios y de condición financiera. Resumen y analizan cambios en la condición financiera durante un periodo dado.

Claridad y concisión. Los informes muy largos, detallados y genéricos, origen confusión y desatención por parte de quien los recibe. Complementarse con representaciones gráficas, audiovisuales y verbales. De gran ayuda para la representación de un informe puede ser la utilización de gráficas, material de audiovisual y explicaciones verbales, lo que evita la monotonía y enriquece la información. Equilibrio entre la uniformidad y la variedad. La empresa debe contar con una estructura fundamental de informes, mismos que no deben cambiarse constantemente, pero que no requieren de revisiones y ajustes periódicos a fin de no caer en la rutina y obsolencia. Frecuencia de los reportes. El hecho de que para controlar sea necesario contar con información oportuna y periódica, no implica que esta deba ser tan frecuente que origine papeleo innecesario. Evaluación de la información. Es necesario evaluar frecuentemente la utilidad que reditúa la información, es decir, examinar si realmente el sistema proporciona información adecuada, completa y oportuna, y si se justifica su costo. Reportes de información que representan datos mas extensos a fin de que la gerencia pueda formular planes. Formas Las formas impresas son elementos indispensables para transmisión y registro de datos relativos a las actividades que se desarrollan en cada departamento; existen multitud de formas que se utilizan en la empresa que van desde una tarjeta de control de asistencia hasta una póliza contabilidad. Las formas facilitan la transmisión de información a la vez que sirven para registrar adecuadamente las operaciones. Al diseñar las formas es conveniente observar los siguientes lineamientos.

Aprovechamiento adecuado de los espacios. Claridad y concisión. Uniformidad de diseño Diseñar un diagrama de control de formas. Diseñar un catalogo de formas. Diseñar solo las necesarias (evitar papeleo excesivo). Asegurar que los asuntos y actividades importantes se registren adecuadamente, y mantener al mínimo las formas innecesarias y rutinarias. Se refiere a la aplicación de los principios de control a todo el funcionamiento de la organización; sus propios básicos son:

Que el costo de su implantación se justifique. La obtención de información correcta y segura. La protección de los activos de la empresa. La promoción de la eficiencia en al operación. Tradicionalmente se ha considerado que el control interno abarca solamente a la función financiera, sin embargo, como ya se dijo, su finalidad no se reduce a evitar o reducir fraudes, sino a optimizar el manejo de todos los recursos a través de la disminución de desperdicios, aprovechamiento del tiempo y del establecimiento de políticas de operación adecuadas, comprobación de la exactitud de la información, establecimiento de sistemas de protección contra perdidas.